PERAN, FUNGSI DAN PERALATAN ARSIP
DALAM ORANISASI
Ela
Susilawati
D3
Administrasi Bisnis
Politeknik
Negeri Bandung
Abstract
Archive is a document who that
has a use value in an organization and can be used again if a time is needed.
Archives very helpful the organization in achieving its goals. Archive has a role as
a memory or recall of an organization
tool and archives
require special care
so that the organization's activities
run smoothly. Equipment necessary
to keep good
records and a lot,
but in modern times simply by using a computer-based
system that EFS.
EFS is a hardware
or software to
store records in a computer. By using EFS
archives will be safe and not easily lost nor
will spread everywhere.
Keywords:
Archive, Use Value, EFS, Memory.
Pendahuluan
Selama ini seringkali arsip yang dilihat seperti dokumen
atau sehelai kertas yang tidak mempunyai arti dan makna yang sangat penting. Ia
hanya diartikan sebagai kertas atau dokumen masa lampau yang tidak ada
kaitannya dengan masa kini. Padahal arsip merupakan suatu dokumen atau
surat-surat atau sehelai kertas atau warkat yang mempunyai nilai guna dan dapat
digunakan kembali apabila sewaktu-waktu diperlukan oleh organisasi. Arsip
sangat membantu suatu organisasi atau perusahaan dalam mencapai tujuan dari
organisasi tersebut.
Semua organisasi atau perusahaan pasti memerlukan
suatu unit untuk mengelola sesuatu yang ada hubungannya dengan kegiatan
administrasi. Oganisasi pasti akan menghasilkan atau memproduksi sebuah surat,
formulir, dan laporan. Suatu surat,formulir, dan laporan yang dihasilkan dan
akan diterima oleh suatu kantor pasti akan berhubungan dengan kearsipan. Dan
aktivitas suatu organisasi tidak akan terlepas dari yang namanya arsip.
Menurut kamus administrasi perkantoran, arsip adalah
kumpulan warkat yang disimpan karena mempunyai nilai guna sehingga bisa
digunakan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan. Dan kearsipan merupakan
kegiatan penyimpanan arsip dalam suatu tempat secara tertib menurut system,
susunan, dan tata cara yang telah ditentukan sehingga pertumbuhan arsip
tersebut dapat dikendalikan dan bila diperlukan bisa digunakan kembali dan
pencarian arsip dapat dilakukan dengan cepat dan tepat.
Dalam suatu organisasi arsip mempunyai peranan
sebagai memori suatu organisasi, karena karyawan dalam suatu organisasi
mempunyai memori ingatan yang terbatas, sehingga suatu saat arsip berperan
sebagai wadah informasi dan barang bukti. Dan arsip juga memiliki peran sebagai
kegiatan manajemen yang dapat menentukan suatu organisasi dalam mencapai
tujuannya.
System pengelolaan dalam arsip meliputi kegiatan
pengumpulan dokumen atau surat, pemeriksaan terhadap arsip, penentuan kata
tangkap dari arsip tersebut, pemberian kode,
penyortiran, penempatan, pemeliharaan arsip, juga cara penyingkiran dan
pemusnahan untuk dokumen atau surat atau arsip yang sudah tidak mempunyai nilai
guna atau arsip non essential yang sudah tidak digunakan lagi.
Mengingat peranan arsip dalam suatu organisasi
sangat penting, maka pengelolaan arsip dalam suatu organisasi haruslah baik dan
benar, karena jika pengelolaan kurang baik maka akan mengakibatkan organisasi
sulit memperoleh dan menerima informasi baik dari dalam organisasi (intern)
atau dari luar kantor (ekstern) sehingga akan menghambat tahapan proses
pekerjaan selanjutnya. Mengingat sebelumnya telah dijelaskan bahwa arsip
mempunyai peranan sangat penting bagi suatu organisasi karena arsip merupakan
memori dan alat bukti suatu organisasi.
Dalam penulisan ini akan dibahas mengenai
1. Pengertian
arsip
2. Klasifikasi
arsip dalam organisasi
3. Azas
Kearsipan
4. System
kearsipan dalam organisasi
5. Peranan
dan fungsi arsip dalam organisasi
6. Peralatan
arsip masa kini
Pengertian Arsip
Beberapa para ahli mendefinisikan pengertian dari
arsip, berikut merupakan pengertian arsip menurut para ahli
Odel
dan Strong (dalam Chaniago, 2013, 143) menyatakan bahwa “Arsip adalah
fakta-fakta tertulis yang diketahui tentang peristiwa-peristiwa dan
kegiatan-kegiatan organisasi. Dapat berwujud dalam bentuk surat-surat, data,
barang cetakan, kartu-kartu lembaran data, buku-buku yang didalamnya
dicantumkan fakta-fakta”.
Wursanto
(1991:13) menyatakan bahwa “Arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan secara
teratur berencana karena mempunyai kegunaan agar setiap diperlukan dapat
ditemukan kembali dengan cepat dan tepat”.
Menurut
Undang-undang No.7 Tahun 1971 pengertian arsip adalah sebagai berikut:
a. Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh lembaga-lembaga Negara dan badan-badan pemerintah
yang dalam bentuk corak apapun, baik dalam rangka pelaksanaan kegiatan
pemerintahan.
b. Naskah-naskah
yang dibuat dan diterima oleh badan-badan swasta dan atau perseorangan dalam
bentuk corak apapun.
Sedangkan menurut Kamus Administrasi Perkanotan
menyebutkan bahwa pengertian dari arsip adalah kumpulan warkat yang disimpan
karena mempunyai nilai guna sehingga bisa digunakan kembali apabila
sewaktu-waktu dibutuhkan.
Setelah melihat pengertian arsip menurut para ahli
diatas, dapat disimpulkan bahwa pengertian dari arsip sendiri itu adalah “Arsip merupakan sekumpulan dokumen-dokumen
atau data-data atau surat-surat yang disimpan pada suatu tempat dan tentu saja
mempunyai nilai guna sehingga apabila suatu organisasi akan menggunakan atau
membutuhkannya suatu hari nanti dokumen tersebut akan dapat digunakan kembali dan
arsip juga merupakan alat ingatan bagi suatu perusahaan”.
Selain dari pengertian arsip ada juga pengertian
mengenai kearsipan. Kearsipan merupakan langkah-langkah atau tata cara
penyimpanan arsip pada suatu tempat secara tertib menurut susunan, system dan
tata cara yang telah ditentukan sehingga menyebabkan pertumbuhan arsip dapat
dikembalikan dan apabila diperlukan dapat ditemukan dengan cepat dan tepat.
Mengingat arsip merupakan alat ingat suatu
perusahaan atau organisasi, berarti arsip sangat penting dan memerlukan
perawatan yang baik agar arsip terjaga dengan baik jangan sampai keadaan arsip
memburuk atau arsip terkena penyakit dan kertas yang digunakan menjadi bau atau
terlihat bukan seperti arsip yang mempunyai nilai guna. Bahkan masih ada
perusahaan yang menyimpan arsip itu berserakan atau tersebar dimana-mana.
Untuk itu dalam penyimpanan arsip, suatu ruangan
harus diberikan ventilasi yang bagus, kertas yang digunakan untuk membuat suatu
arsip harus mempunyai kualitas yang baik, dan arsip tersimpan dengan susunan
yang rapi.
Klasifikasi Arsip dalam
Organisasi
Dalam suatu organisasi atau perusahaan arsip
haruslah diklasifikasikan untuk memudahkan kita mengetahui penting atau
tidaknya arsip tersebut. Dalam organisasi ada 4 tingkatan dalam mengelompokkan
arsip, diantaranya yaitu sebagai berikut:
1. Arsip
sangat penting (Vital) merupakan kelompok dari arsip yang penting sekali dalam
kehidupan suatu organisasi dan tidak dapat diganti kembali apabila dimusnahkan.
Contoh dari arsip vital ini adalah SK berdirinya suatu organisasi.
2. Arsip
penting (Important) merupakan arsip yang dibutuhkan untuk menalankan suatu
perusahaan atau organisasi dan jika hilang arsip ini masih tetap bisa
digantikan dengan duplikasinya.
3. Arsip
berguna (Useful) merupakan arsip yang mempunyai kegunaan sementara dan apabila
arsip ini hilang dapat digantikan dengan biaya yang rendah atau diganti dengan
informasi yang di dapatkan dari sumber lain.
4. Arsip
non essential (tidak esensial) merupakan arsip yang mempunyai nilai guna
terbatas yaitu arsip-arsip yang tidak perlu disimpan sebagai bukti dan
informasi yang terdapat dalam arsip ini sudah diketahui oleh umum. Contohnya
pengumuman yang sudah kadaluarsa.
Selain dari klasifikasi arsip ada juga daur hidup
arsip, yang pertama adalah tahap penciptaan, tahap penggunaan atau
pemeliharaan, tahap penyusutan, dan terakhir adalah tahap penyimpanan.
·
Tahap penciptaan
Merupakan
tahap dimana arsip mulai diciptakan sebagai akibat dari kegiatan organisasi
atau perorangan dalam melaksanakan fungsinya. Arsip tersebut mengandung data
dan informasi bagi organisasi. Jenis arsip yang diciptakan bisa berupa surat,
pita film, rekaman suara dan lain-lain.
·
Tahap penggunaan dan pemeliharaan
Arsip
yang sudah ada atau yang sudah diciptakan, kemudian digunakan dan di pelihara
dengan benar dan sebaik-baiknya. Arsip aktif digunakan untuk sebagai bahan
untuk mengambil keputusan, penetapan kebijakan, perencanaan, pengendalian,
pengawasan dan lain-lainnya. Agar arsip dapat brfungsi dengan baik maka pada
tahap ini harus ditata secara logis dan sistematis.
·
Tahap penyusutan
Setelah
arsi digunakan dan dipelihara, selanjutnya adalah tahap penyusutan dimana arsip
yang nilainya sudah menurun di susutkan. Dalam tahap penyusutan arsip ada tiga
proses penyusutan yang pertama adalah pemindahan arsip dari unit kerja
masing-masing ke unit pusat kearsipan, kedua pemusnahan arsip, dan yang
terakhir adalah penyerahan arsip ke ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia).
·
Tahap penyimpanan
Tahap
ini khusus digunakan untuk arsip yang mempunyai nilai guna tinggi sebagai bahan
pertanggungjawaban nasional. Arsip yang ada dalam tahap ini disimpan di Arsip
Nasional Republik Indoneisa (ANRI).
Asas Kearsipan
Suatu organisasi akan menggunakan system penyimpanan
arsip (asas kearsipan) sesuai dengan keadaan dari arsip tersebut. Berikut
merupakan system penyimpanan kearsipan:
a.
Asas sentralisasi
Dengan menggunakan asas atau system penyimpanan
arsip sentralisasi berarti arsip disimpan secara terpusat di satu unit khusus
(unit kearsipan). Asas ini sangat cocok untuk perusahaan yang masih kecil dan
mempunyai karyawan yang tidak terlalu banyak. Asas ini mempunyai kekurangan dan
kelebihan diantaranya:
Kelebihan:
·
Penggunaan ruang dan peralatan
arsip yang hemat
·
Petugas dapat berkonsentrasi
khusus pada pekerjaannya
·
System penyimpanan dari berbagai
macam arsip dapat diseragamkan
·
Pengawasan yang baik
Kekurangan:
·
Membutuhkan waktu yang lama untuk
membawa arsip yang diperlukan dari unit pusat ke unit yang membutuhkan
·
Kemungkinan peraturan yang
seragam tidak sesuai dengan departemen yang ada
b. Asas
desentralisasi
Asas
desentralisasi merupakan penyimpanan arsip yang disimpan pada unit kerja
masing-masing. Asas ini cocok untuk perusahaan besar. Berikut merupakan
kelebihan dan kekurangan dari asas desentralisasi.
Kelebihan:
·
Pengelolaan arsip dapat dilakukan
sesuai dengan unit kerja masing-masing
·
Pengawasan lebih mudah pada
setiap unit
Kekurangan:
·
Memerlukan ruang dan peralatan
yang lebih banyak
·
Memerlukan dana yang lebih banyak
untuk pemeliharaan dan penyusutan arsip
c. Asas
gabungan
Asas gabungan merupakan penyimpanan arsip yang
dilakukan di unit pusat kearsipan dan unit kerja masing-masing. Biasanya arsip
aktif disimpan di unit kerja masing-masing dan arsip inaktif disimpan di unit
arsip pusat.
System Kearsipan dalam Organisasi
Suatu
organisasi akan menggunakan system kearsipan yang berbeda dengan organisasi
yang lainnya tergantung kesepakatan atau kemudahan petugas organisasi dalam
menyimpan dan menemukan kembali arsip tersebut. Ada 5 sistem kearsipan yang
dapat digunakan oleh suatu organisasi yaitu
1. System
abjad
System
abad merupakan penyimpanan dan penemuan arsip berdasarkan urutan abjad dari
nama organisasi atau perseoragan. System ini lebih cocok untuk personalia
2. System
subjek
System
subjek merupakan penyimpanan arsip diklasifikasikan berdasarkan masalah yang
terdapat dalam dokumen tersebut dan dapat ditemukan juga berdasarkan
permasalahan tersebut. Dalam menggunakan system subjek diperlukan daftar
klasifikasi indeks untuk memudahkan dalam pencarian arsip.
3. System
geografis
System
geografis yaitu dimana arsip disimpan dan dapat ditemukan kembali berdasarkan
letak geografis yang tertera dalam arsip tersebut. Namun system ini agak rumit
karena pada dasarnya arsip lebih dikenal atau mudah ditemukan dengan
menggunakan nama dari perusahaan atau subjek daripada tempat dan untuk
menggunakan system ini petugas arsip harus benar-benar menguasau atau
mengetahui letas geografis wilayah.
4. System
nomor
System
nomor yaitu dimana dan ditemukan kembali berdasarkan nomor yang tercantum pada
dokumen. Untuk menggunakan system ini diperlukan daftar klasifikasi dan kartu
indeks agar arsip mudah ditemukan. System arsip nomor ini tidak praktis karena
mengingat nomor yang tercantum dalam surat itu sangat banyak dan petugas
sangat-sangat harus teliti terhadap angka.
5. System
kronologis
System
penyimpanan arsip dimana arsip-arsip itu disimpan dan ditemukan kembali
berdasarkan urutan waktu yang tertera pada arsip tersebut. Mulai dari urutan
tahun, bulan, dan tanggal. Namun kebanyakan orang sulit untuk mengingat tanggal
sehingga system ini kurang praktis.
Peranan dan Fungsi Arsip dalam
Organisasi
Suatu organisasi dapat terbentuk karena adanya
pengaruh dari beberapa aspek yaitu seperti penyatuan visi, misi, dan tujuan
yang sama dengan perwujudan dari eksistensi sekelompok orang terhadap
masyarakat. Untuk mecapai visi, misi, dan tujuan tersebut suatu organisasi
haruslah mempunyai sumber informasi baik dari luar maupun dalam organisasi.
Arsip merupakan sumber informasi yang sangat baik dalam suatu organisasi dan
juga berisi informasi tentang fungsi dan kegiatan dari organisasi tersebut.
Arsip mempunyai dua fungsi yaitu arsip dinamis dan
arsip statis.
a. Arsip
dinamis merupakan arsip yang digunakan oleh suatu organisasi dalam guna
perencanaan, pelaksanaan, dan penyelenggaraan kehidupan suatu bangsa pada
umumnya atau yang digunakan langsung dalam penyelenggaraan administrasi Negara.
Arsip ini dibagi menadi dua yaitu arsip dinamis aktif dan arsip dinamis
inaktif.
· Arsip dinamis aktif yaitu arsip
yang digunakan secara langsung dan terus-menerus diperlukan atau dipergunakan oleh
organisasi dalam penyelenggaraan administrasi.
· Arsip dinamis inaktif yaitu arsip
yang frekuensi penggunaannya sudah menurun dalam penyelenggaraan administrasi.
b. Arsip
statis merupakan arsip yang sudah tidak digunakan lagi secara langsung dalam
penyelenggaraan kehidupan berbangsa pada umumnya ataupun untuk penyelenggaraan
kegiatan sehari-hari dalam administrasi Negara.
Peranan utama arsip adalah sebagai alat ingat atau
memori suatu perusahaan atau organisasi. Mengingat pentingnya memori dalam
kehidupan manusia, dalam organisasipun memori sangatlah penting, sehingga
memori tersebut jangan sampai hilang atau rusak dan harus dijaga dengan
sungguh-sungguh dan baik.
Selain
sebagai memori perusahaan, arsip juga mempunyai peran sebagai pengambilan
keputusan, sebagai bahan bukti, dan sebagai akuntabilitas. Yang dimaksud peran
arsip sebagai pengambilan keputusan adalah menentukan berhasil atau tidaknya
suatu organisasi dalam mencapai tujuannya. Oleh karena itu agar tujuan dari
organisasi dapat dicapai, maka pemeliharaan arsip haruslah baik dan benar.
Peranan
arsip sebagai bahan bukti adalah sebagai bahan bukti untuk informasi yang
tercatat dalam suatu kertas, atau direkam melalui recorder, karena mengingat
ingatan manusia atau karyawan itu memiliki batasan sedangkan informasi yang
lama ataupun terkini dalam suatu organisasi haruslah diingat. Jadi arsip juga
mempunyai peranan sebagai bahan bukti yang otentik dalam suatu organisasi.
Yang terakhir dari peranan arsip adalah sebagai akuntabilitas.
Maksudnya adalah sebagai tekanan dari luar untuk meminta laporan
pertanggungjawaban suatu organisasi mengharuskan mempunyai alat bukti yang kuat
dan benar.
Peralatan Arsip Masa Kini
Untuk menyimpan arsip diperlukan peralatan dan
perlengkapan yang cukup atau sesuai dengan jumlah arsip yang terdapat dalam
organisasi dan sesuai dengan kesepakatan perlatan apa saja yang akan digunakan.
Jangan sampai peralatan dan perlengkapan yang digunakan terbatas karena arsip
akan dihasilkan setiap hari baik arsip dari dalam maupun luar organisasi.
Tujuan dari penggunaan perlatan dan perlengkapan arsip yang sesuai yaitu agar
pencarian arsip dapat ditemukan dengan mudah, mengingat waktu yang baik untuk
menemukan suatu arsip adalah kurang dari satu menit.
Banyak
sekali peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan suatu arsip yang sering digunakan
oleh suatu organisasi. Peralatan yang bisa digunakan oleh suatu organisasi diantaranya
adalah sebagai berikut : filing cabinet, ordner, letter tray, safe keeping
document (brankas), rak buku, lemari arsip, visible record cabinet, compact
rolling shelving, rotary filing system, dan masih banyak sekali macamnya.
- · Filling cabinet
Filing
cabinet merupakan lemari untuk arsip yang terdapat laci-laci besar untuk
menyimpan arsip secara vertical. Biasanya filing cabinet mempunyai dua sampai
tiga laci dengan ukuran tinggi 26 cm, lebar 35-36 cm, dan dalamnya berukuran 65
cm. Dalam menggunakan filing cabinet ada beberapa perlengkapan yang diperlukan
diantaranya adalah Tab (bagian menonjol disebelah atas guide), sekat atau guide
(pemisah antara perihal), hang map, schnelhecter map (untuk menyimpan berkas
yang telah dilubangi oleh perforator), folder, dan tickler file (untuk
menyimpan kartu kendali).
- · Ordner
Ordner
yaitu semacam map yang terbuat dari karton tebal dan dapat menampung jumlah
arsip yang banyak, dan di dalamnya terdapat besi untuk memasukkan arsip yang
telah dilubangi dengan menggunakan perforator
- · Letter tray
Letter
tray merupakan baki yang terbuat dari plastic atau bisa juga metal untuk
menyimpan surat yang ada di atas meja para pegawai agar asurat tersebut tidak
berantakan dan terlihat rapi.
·
Safe keeping document
Safe
keeping document atau berangkas adalah lemari yang terbuat dari besi dengan
ukuran bermacam-macam dan juga dilengkapi kunci sebagai pengamananya. Biasanya
safe keeping document ini digunakan untuk menyimpan berkas atau arsip yang
bersifat penting atau rahasia
- · Rak buku
Rak
buku merupakan lemari untuk menyimpan buku-buku seperti yang terdapat di
perpustakaan atau bisa juga untuk menyimpan ordner dan sejenisnya
·
Lemari arsip
Lemari
arsip merupakan lemari yang terbuat dari kayu atau metal. Ini berfungsi untuk
menyimpan berbagai macam jenis arsip yang telah disusun atau disimpan di ordner
·
Visible record cabinet
Visible
record cabinet merupakan tempat menyimpan arsip dengan menggunakan
kantong-kantong kartu yang tersusun yang disimpan dan dijepit dalam laci atau
baki, kemudian tersusun dalam suatu cabinet
- · Compact rolling shelving
Compact
rolling shelving merupakan lemari untuk menyimpan arsip yang disusun sejajar
diatas rel dan dapat digerakkan dengan bantuan roda, sehingga dapat didekatkan
antara lemari yang satu dengan lemari yang lain.
·
Rotary filing system
Rotary
filing system merupakan system penyimpanan arsip yang bertingkat secara
vertical yang dilengkapi dengan system kode, angka, abjad dan warna, dan pola
tingkatannya bundar juga dapat diputar.
Saat ini merupakan zaman yang modern, sehingga
penggunaan teknologipun semakin canggih. Tidak seperti dahulu untuk menyimpan
sesuatu harus menggunakan peralatan dan perlengkapan yang berwujud sehingga
menyebabkan dibutuhkannya tempat atau ruangan untuk yang luas. Begitu juga
dengan peralatan arsip yang digunakan, kita memerlukan ruang khusus untuk
menyimpannya dan apabila menggunakan peralatan dan perlengkapan seperti yang
sudah disebutkan diatas, maka memerlukan lahan tempat atau ruangan yang luas
agar arsip dapat disimpan dengan baik dan benar juga terurus dengan baik.
Untuk saat ini ada peralatan untuk menyimpan arsip
secara elektronik yaitu EFS (Electronic
Filing System). EFS merupakan system penyimpanan arsip yang berbasis
komputerisasi. Jadi untuk menyimpan arsip yang begitu banyak hanya diperlukan
satu komputer dan scanner juga printer. Dengan menggunakan EFS akan lebih
menghemat dalam ruangan karena tidak memerlukan peralatan dan perlengkapan
seperti filing cabinet, rak buku dan lain-lain. Selain menghemat ruangan,
dengan menggunakan system EFS penyimpanan arsip akan lebih praktis dan arsip
tidak akan hilang juga tidak akan terlihat berantakan tidak seperti disimpan
dalam rak buku, kadang apabila arsip disimpan dalam rak buku masih terlihat ada
arsip yang berantakan.
Dengan menggunakan EFS, yang perlu dilakukan adalah
menentukan terlebih dahulu workgroup, worksheet template, worksheet, dan field.
Workgroup merupakan
tingkat tertinggi dan terdiri atas pemakai yang mempunyai jalan masuk ke
worksheet template dan worksheet. Semua
lembar kerja dibuat dalam workgroup yang dapat menjadi bagian oleh semua
pemakai dalam workgroup sistem pengatur pertama membuat kelompok kerja. Kemudian mendaftarkan pemakai dengan
diberikan nama pemakai dan pasword (kata kunci). Semua dokumen diimpor oleh pemakai itu yang
disimpan dalam workgroup yang mereka masuki itu. Contoh dari workgroup adalah
keuangan, kepegawaian, dan lain-lain.
Worksheet template adalah tingkat tertinggi kedua dan merupakan daftar
untuk menampilkan semua dokumen yang diimpor indeks data dokumen adalah
ditunjukkan dalam satu garis. Tampilan
dokumen bisa menjadi ditunjukkan dengan 2 kali mengklik dokumen dalam lembar
kerja. Lembar kerja bisa dioperasikan
(penambahan dan penghapusan dokumen, penambahan indek data, dll). Hanya oleh pemilik lembar kerja. Lembar kerja dapat menjadi dimiliki oleh
kelompok. Pemakai dapat menjadi pemilik
dengan membuat lembar kerja atau dengan menerima lembar kerja yang dikirim dari
pemakai lain. Setelah pemilik melengkapi
pekerjaan dalam kelompok kerja atau melepaskan kepada sasaran data dasar untuk
proses penambahan.
Worksheet adalah bagian dari worksheet template yang digunakan sebagai
tempat atau lembar kerja untuk menyimpan dokumen yang diimport.
Field
merupakan tingkat terendah dalam aplikasi scan manager ini, field merupakan
bagian terkecil dari dokumen. Management dokumen dari data bagian seperti
”title” dibuat oleh dan ”dikirimkan kepada” sangat diperlukan untuk mengurus
dokumen. Field bisa dibuat secara bebas berdasarkan metode management dari
dokumen. Seperti contoh: ketika
pembuatan faktur, field seperti ”tangal dipubliksikan”, ”nama perusahaan”,
”jumlah/banyaknya” dan tanggal pembayaran bisa dibuat.
Contoh penggunaan EFS dalam
organisasi sekolah:
Namun tidak sedikit organisasi yang belum
menggunakan sistem penyimpanan arsip berbasis komputer atau dengan menggunakan
software Electronic filing system ini padahal software ini merupakan
satu-satunya cara agar arsip tidak mudah hilang dan mudah dibawa kemana-mana
karena kita hanya membawa satu laptop saja dan didalmnya bisa terdapat arsip
yang jumlahnya sangat banyak dan juga tidak memerlukan ruangan khusus yang
besar.
Penutup
perkembangan teknologi yang semakin
canggih, membawa pengaruh yang besar terhadap berbagai aktivitas perusahaan
atau organisasi. Khususnya dalam penanganan arsip, masih banyak perusahaan atau
organisasi yang menangani arsip tidak sesuai dengan seharusnya, sehingga ketika
ada arsip yang dibutuhkan, petugas arsip susah untuk mencari arsip tersebut.
Hal tersebut sangat berpengaruh terhadap pencapaian tujuan dari suatu
organisasi atau perusahaan.
Organisasi
merupakan salah satu tempat dimana dilakukannya kegiatan perkantoran yang
terdapat banyak dokumen baik yang mempuyai nilai sangat penting, penting,
berguna, bahkan non esensial. Dan dokumen tersebut sangat membantu organisasi
atau perusahaan dalam mendapatkan data dan informasi. Data pada suatu informasi
akan mudah didapatkan atau ditemukan apabila organisasi tersebut mengelola
arsipnya dengan baik. Oleh karena itu, agar organisasi dapat berjalan dengan
lancar dan bekerjasama dengan perusahaan lain dengan baik, maka sistem
kearsipan yang digunakan harus baik.
Arsip merupakan warkat/dokumen/ data/surat
yang mempunyai nilai guna bagi suatu organisasi dan dapat digunakan kembali
apabila suatu hari arsip tersebut dibutuhkan. Arsip memerlukan perawatan yang
khusus karena arsip memiliki peran penting dalam kehidupan organisasi yaitu
sebagai alat ingat atau memori suatu perusahaan. Untuk mencapai tujuan dari
suatu organisasi diperlukan pemeliharaan dan peralatan yang baik dan benar.
Peralatan dan perlengkapan untuk menyimpan arsip sangat banyak macamnya, namun
di zaman yang modern dan serba canggih ini ada peralatan untuk menyimpan arsip
dengan menggunakan sistem komputerisasi. Peralatan tersebut dinamakan EFS
(Electronic Filing System). Dengan menggunakan peralatan yang berbasis komputer
ini dapat menghemat suatu ruangan dalam menyimpan arsip dan juga praktis
sehingga arsip tidak akan mudah hilang atau terlihat berantakan.
Daftar Pustaka
Chaniago,
Harmon. 2013. Manajemen Kantor
Kontemporer. Bandung: Akbar Limas Perkasa CV
Dg Silabi, Nawawi. 2010.”Penerapan
Sistem Kearsipan pada Kantor Arsip Daerah Kabupaten Kutai Barat” dalam Eksis. Agustus, Vol 6, No 2, hlm
3
Mahmud, Melizubaidah. TT. Pentingnya Manajemen Sistem Kearsipan.
Gorontalo
Sutisna, Ma’mun.2011.Pengarsipan Sistem Elektronik ImageWare Scan
Manager).Bandung: Politeknik Negeri Bandung.
Utomo, Djoko. 2009. “Arsip
sebagai Simpul Pemersaru bangsa” dalam
Kearsipan.Agustus, Vol 7/ANRI/12/2012, hlm 3
